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应用进 销存管理软件所要注意的问题
发布时间:2009-5-2 17:34:41 浏览次数:
一、 怎样开 始应用进销存软件
1.先培养 软件系统管理员。企业需 要开展资讯化管理,首先要 在软件提供商的协助下培养自己的系统管理员,由熟悉 整个软件系统的管理员来指导或培训企业内部的其他操作员。毕竟,软件提 供商很难做到随时随地培训企业的每一个新操作员,况且企 业的人员流动也日趋频繁。而且,从成本 效益的角度出发,这也是不可取的。
2.理解自己的商品。进销存 软件主要是管理库存和销售业务的,而其中 主要的资料处理其实都是对商品的流动进行管理,因此,对商品 的理解和定义直接关系到进销存软件是否适用,关系到 软件的资料处理、查询统计的效率。
每个行 业经营的商品都各有特点,这就需 要确定各商品的唯一性,老的做 法是给商品一个唯一的编码,之后就 随便或无序地为商品命名,常常将商品的品名、规格等因素混在一起。科学的 做法是根据商品学的原理,将区分 商品的因素分为类别、品名、规格及计量单位。如此一来,即使商品数量过万,分出来 的类别也不过十来种,分出来 的品名也不过几百种,做到化繁为简。有的行 业还要加上颜色(如服装业)、或者加上批号(例如药品和食品),通过电 脑程式有序地选择输入。例如:先输入类别,然后在 该类别下选品名,然后在 该品名下选规格、单位。再也不 用局限唯用唯一编码作为主要的输入手段。
采用科 学的商品管理方法最大的好处体现在下面两点:一是企 业的员工很容易学会操作,不用记 忆大量的商品及编码,这就可 以避免企业对某些员工的依赖,减少培 训的费用及周期;二是企 业管理者可以自己操作软件、方便地 查看自己想要的任何资料及统计资料(只须懂 得中文输入而无须记忆繁多的商品编码)。
3.业务逻辑的确立。所谓业务逻辑,也就是 企业基本的业务流程及处理方法。在使用 软件进行管理之前,企业必 须分析自己的业务逻辑,然后找 出如何将软件用于业务逻辑的方法。有些企业看重销售,有的企业看重库存,而大多 数的企业主更关心的是应收应付款,每个企 业在自己的业务上都各有特色。期望有 一套适合每个企业的软件,显然是不现实的,因此,企业在 决定使用某个进销存软件前,一定要 考察软件是否适合自己的业务逻辑、是否具 备自己看重的功能,等等。试用是最基本的方法,另一个 更好的方法是将自己的业务逻辑整理出来,然后向 软件提供商谘询。有条件的,可以让 软件提供商按照您公司的业务逻辑提出一个软件解决方案。
4.提高资料处理的效率。有些软 件规定了操作者的操作流程,例如必须按照采购、入库、销售流程依次进行,必须先 有库存才能填销售单等等,规范有余、效率不足。在一个小企业,往往一 个人做几个岗位的事,操作这类软件时,需要在功能进进出出,步骤繁多。这时就 须要选择既可规范、又能够 灵活处理的进销存软件。
5.为每个 操作员登记档案。操作进销存软件时,都会涉 及到要输入操作员、经手人、送货人等资讯,因此就 要先将操作员及员工的基本档案输入资料库中。
二、 物流要以仓库为中心
1.商品的流动性。商品从 供应商那流到您公司,然后又 从您公司流到消费者手中,每个环 节都涉及到商品的存放地──仓库。因此,资料处理时,每一条 资料都需要注明该商品现在位唯哪个仓库。在进行资料查询时,也需要 明确要查哪个仓库的资料。
2.仓库、铺面与业务员。在整个 物流处理过程中,仓库、商品、部门、业务员、代销商、分支机构等等,都可以 看成为公司的一个仓库。当商品入库,就记在该仓库的账上,当商品 从一个仓库调拨到另一个仓库,就减少 一个仓库的库存而增加另一个仓库的库存。当业务 员领取要推销的商品时,同样做转仓处理,当某个 商店或业务员发生销售时,就在该 商店或业务员名下登记销售。这种方 法可以清晰地管理好商品的流动,方便地统计各个仓库、商品或 业务员的商品库存及销售情况。
3.大仓库概念。通过把仓库、商店、业务员 及分销商等同为仓库,就可以 做到随时了解企业全部仓库的库存及商品流动的情况。某些软 件甚至可以将某几个仓库的库存及销售放在一个表格进行分析。
4.随时了 解商品的流动过程。进销存 软件大多提供进销存流水账,作用是 记录每种商品的入库、出库、销售、退货等每个过程,通过查阅流水账,可以快 速查出商品流通中的漏洞。
三、 软件适 应业务与业务适应软件
1.手工时代方法的优劣。大多数 企业都是从手工操作开始的,总是根 据各种客观问题来不断修正自己的操作方法,有时难 免用到一些不规范的操作方法(例如只 有出库没有入库,或者以销售代入库等)。虽然能解决一些问题,但会使问题积重难返,一段时期后,留给企 业的是一盘难于理清楚的糊涂账。
因此,使用电脑管理后,首先需 要改变的是尽量改掉不规范的手工习惯,接受以 科学的流程处理业务和资料的方法,才可能借助电脑管理,最后呈 给经营者一本清晰易查的账。
2.业务与 软件规程的相互促进适应。一味地 要求软件适应业务,软件就 会沦为手工操作的工具,起不到 促进企业管理规范化的功效。另一方面,如果过 于强调让业务全盘适应软件,也存在问题:如果选用一个僵化的、流程过 于复杂的管理软件,则使人 变成了电脑的奴隶,这也是 企业应用进销存软件需要注意的重点。
很多操 作员常常会抱怨用了软件之后,工作更繁琐了。我们要 辩证地看待这种抱怨:有些是规范化必须的,当然要 求操作员不能偷懒,该输入 的资料一定要输入;有些是 使用的软件操作规程与企业的业务逻辑确实相去甚远,那就要 考虑更换软件了。
四、 价格件系的确定
1.平均进价。平均进 价关系到经营毛利的分析和掌握,在手工时代,出于方便计算或管理,常用到先进先出、后进先出、简单加 权平均等方法来核定商品的平均进价,这些方 法都无法准确科学地计算商品的平均进价。而现代电脑的应用,使移动 加权平均法得到了很好的应用,目前有 些软件能提供多种方法供用户选择。
2.销售价格。目前大 多数企业普遍使用价格折扣、价格议定,根据客 户一次或多次购进商品的批量而制定价格或折扣等灵活的方式,不一而足。所以,就碰到 软件是否适合企业的价格件系问题。进销存 软件必须能迅速提供给操作员至少这样的服务:随时提 供某个商品的标准售价、平均进价、早期的进价、最近的进价、卖给某 个客户的最近价格或最近折扣、某个供 应商最近一次的供货价格等等,而且这 一切可以在操作员着手开一张送货单或者接受客户的电话谘询时能迅速地查询出来。
3.销售退货价格。由于在 商品销售时已经实现了销售毛利,当发生销售退货,如何决定退货价格时,企业各有规定,但无论使用何种方案,企业自己必须清楚:如果按 销售原价作为退货入库价格,将会影 响该商品的平均进价,这相当 于承认了该笔销售产生的毛利,而将这 个已经不存在的毛利(因为已退货了)摊到还 没有销售的商品中,在今后的销售中实现。如果按 进价来作为退货价格,则虽然 商品的平均进价没变,但会出 现虚假的销售毛利(也是因为退货了)。
五、 操作许可权的规划
1.操作员的许可权。为了规范化操作,企业在 应用管理软件时,一般都 需要对操作员的许可权进行规划。进销存 软件必须提供灵活有效的操作员许可权管理机制,目前最 优的方案是可以规划到每个操作员在每个功能面可不可以输入资料、可不可以列印、可不可以修改。因此,操作员 许可权的规划关系到资料的安全与合理。
企业在 熟悉了软件的各个功能的使用之后,就可以 由超级用户来规划每个操作员的许可权。
2.关于超级用户。所谓超 级用户是指得到企业管理者充分信任,在软件 系统有最高操作许可权的操作员。通常一 个超级用户可以操作软件系统的一些较敏感的功能,例如资料初始化、给操作员分配许可权、资料备份、资料导入导出等等。
六、 在网路 环境下协同作业
1.网路环境的规划。设有分公司、专卖店 等分支机构的中大型公司,客观上 有组建广域网的需求,以便提 高管理的效率以及网路的效率。但目前 组建广域网存在组建和运营费用高、许多分 支机构所在地不具备组网条件等诸多因素,迫切需 要软件企业为这类型企业提供容易施行和运营费用低廉的组网解决方案。
因此,企业在 决定组建网路时,最好向 有关的软件供应商谘询,以根据 企业的实际情况确定一个较为可行的组网方案。
2.协同作业。在网路环境下,使用网 路版的管理软件,多个操 作员可以同时开单,管理者 可以随时查看工作及销售进度。各用各的功能,资料共用,协同作业,是企业 关心资讯化的最高境界。
七、 保护您的资料
1.别让数 据暴露在无关的人面前。资料是 企业最珍贵的资源之一,通过规 划好操作员许可权,可以避 免无关人员调阅敏感的资料和统计结果,更可以 避免公司资料被人恶意盗走或删除。
2.养成定 时备份资料的习惯。企业必 须建立专人定时备份资料的制度,才可以在硬件故障、电脑病 毒破坏或其他因素造成资料损坏后,能迅速 和最大限度地恢复资料。
目前,资料备 份的方法主要有硬碟备份、可读写 光碟备份及磁带备份等方法。
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